Base De Datos en Access:

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows , para la gestión de bases de datoscreado y modificado por Microsoft, permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. 

Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente.

 En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:  Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla. Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo... O bien hacer clic sobre el icono Nuevo  de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí  En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Crear. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventanaBase de datos: Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas. En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya éstas aparecerán en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...                                                        QUE ES UNA CONSULTA EN ACCES Las consultas En el capítulo 12, vimos los objetos que podían formar parte de una base de datos de Access. De los principales, ya hemos visto las tablas y los formularios. Nos quedan las consultas y los informes. Vamos a dedicar este capítulo a crear y usar consultas de Access, que nos permitirán crear en el capítulo siguiente un formulario y un informe realmente útil para gestionar nuestro centro de formación. Qué son las consultas Las consultas son elementos de las bases de datos que, como su nombre indica, sirven para «consultar» a Access sobre el contenido de las tablas. Por ejemplo, las consultas sirven para lograr obtener información como: ð ¿Cuáles son los alumnos que viven en Cáceres? ð ¿Cuántos profesores han impartido más de dos cursos este año? ð ¿Cuántos profesores de los cursos han trabajado en el último trimestre del año 2009? La forma de contestar a este tipo de preguntas consiste en crear consultas que proporcionen la información que queramos obtener. Nota Si lo que quieres es simplemente localizar una información en una tabla, por ejemplo, el teléfono de un alumno, no uses consultas, sino las herramientas de buscar y reemplazar de Access. Crear una consulta Antes de crear una consulta, hay que tener claro para qué se quiere la consulta. Concretamente, son dos las cosas que tienes que pensar: ð ¿Qué información quieres obtener? Dicho de otra forma, qué valores de las tablas quieres conocer. Por ejemplo, si quieres saber los profesores de Cáceres, has de saber si quieres saber sus apellidos o también su nombre, su teléfono, etcétera. ð ¿Qué condiciones han de cumplir los datos para cumplir la consulta? En el ejemplo anterior, la condición es que el profesor sea de Cáceres, pero también podría ser que fuera de la provincia de Madrid (usaríamos el código postal que empezara por 28) o que tuviera teléfono móvil. Vamos poco a poco. Además, nos ayudará el Asistente para consultas de Access. El Asistente para consultas Para crear una consulta usando el Asistente para consultas de Access, utiliza los siguientes pasos: 1.  En la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear si es que no está activa ya. 2.  Haz clic, en el grupo de comandos Otros, en el comando Asistente para consultas para abrir la primera ventana de este asistente. Elige consultas sencillas. 3.  Selecciona la tabla que contenga los datos que quieres consultar en el cuadroTablas/Consultas. En nuestro ejemplo, Profesores. 4.  En la lista Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en la consulta. Nosotros hemos seleccionado el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el teléfono móvil (figura 15.1). 5.  Haz clic en el botón Siguiente para ir a la segunda ventana del asistente. 6.  Escribe el título de la consulta. Por ejemplo, Profesores de Cáceres, y haz clic enFinalizar. ð Sólo aparecen los campos que hemos seleccionado en el asistente de la consulta y no todos los datos de un registro. Así, no aparece el teléfono particular ni la provincia, sólo el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el teléfono móvil. ð Sin embargo, muestra todos los profesores de la tabla (sólo introdujimos cuatro en el capítulo anterior) y no los que viven en Cáceres que es lo que queríamos. Esto se debe a que no hemos introducido ninguna condición todavía. Cierra ahora la consulta y veremos cómo introducir estas condiciones a continuación.

Formularios: 

La programación de formularios con Microsoft Access resulta rápida e intuitiva, aunque previamente es necesario conocer los diferentes controles y eventos que se utilizan. Un Formulario esta compuesto por controles, ya sean cajas de texto, botones, gráficos e incluso archivos multimedia, mientras que los eventos son las acciones que se desencadenan al actuar sobre dichos controles. Estas acciones van desde un simple click hasta pasar por encima del ratón, doble click, etc.. 

Diseñar un formulario: 

Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios, Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizar el formulario. 

Si sólo desea crear un formulario sencillo de columna única, puede utilizar el botón Nuevo objeto. 

· En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios. 

· Elija el botón Nuevo. 

· En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño. 

· Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

· Elija Aceptar